Vtuberなりたいおじさんの雑記ブログ。

ヨコヤマ。職なし、貯金なしが書いてます。アルコール依存症治療中。でも飲みの誘いにはホイホイついていきます。ボードゲームにハマってます。Mirrativ始めました。

まだ「本文」からメール書いてるの? 思い通りの印象を与えるにはまず「追伸」から!

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メールで好印象を持たれたい!!

 

おはようございます! 皆さんメールって書いてますか?

 

最近はラインとかスカイプとかが普及してきた印象ですが、まだ大学生とか社会人はメールを書かなきゃいけない機会が多いんじゃないでしょうか?

 

そんな時に悩むのがメールの書き方。

 

みなさんもしかして「本文」から書いてませんか?

 

メールの相手が自分にとってどうでもいい人なら適当でも良いです。

 

でも、大切にしたい人とか付き合いを続けたい人だったら、どういった印象を受けられるか、心配ですよね? 良い印象を持ってほしいですよね?

 

そんな自分の思い通りの印象を持たせるメールを作る方法があるんです!


人を操る禁断の文章術
 

参考にしたのはこちらの本。興味が出た方は是非一読してみてください。

 

メールを書く順番は「追伸」→「本文」→「件名、タイトル」と下から! 

 

「本文」から書くって言う人が大半だと思いますが、それでは不都合があります。その理由は後々語るとして、以下でメールを書く順番を伝えたいと思います。 

 

まず考えるのは「追伸」です。ここではあなたが本当に書きたい内容、相手にしてほしいこと(好印象を持ってほしい、商品を買ってほしい等)を書き込みます。

 

次に「本文」です。本文では具体的な用件や情報を書きます。

 

最後に「件名、タイトル」。ここでは相手に興味を持ってもらえるタイトルを付けます。

 

順番はこれだけですが、詳しいやり方を説明していきます。

 

「追伸」の役目は感情の交流。「追伸」が一番頭に残る。

 

「追伸」という最後に来るものを最初に書く。一見不思議に見えますが、実は理由があるんです。

 

人は一区切りついた情報はすぐに忘れてしまいます。一夜漬けでテスト前に覚えたことはテスト後には抜け落ちていくみたいなことです。必要ないと思ったら脳は不要な情報として捨ててしまいます。

 

このことはメールで言うと、「本文」で伝えたいことを書ききってしまうと、相手からすぐ忘れられてしまうということも意味しています。「はいメールはちゃんと読みました。このタスクは終了」ってな具合です。

 

「本文」でメールを完成させてしまったら相手に印象付けできない? じゃあどうすればいいの? 

 

ここで重要なのが「追伸」です。

 

「追伸」で狙うのは一区切りつけさせないということです。

脳は一区切りした記憶は残さない。その逆に、一区切りしていない未完の情報はずっと考え続けます。やりかけの課題、映画やドラマの予告編・・・、こういったものを忘れることってないですよね? 

「追伸」はこれを狙います。いくら「本文」で一区切りしようと「追伸」を書くことによって相手の頭の中にあなたのメールは残り続けます。

「本文」では一区切り。しかし「追伸」で次に繋げる。これが相手に印象を強く与えるメールの書き方です。

 

まずメールを作る前に、あなたが一番伝えたいことを決めておきましょう。「相手と近づきたい」「相談したい」「商品を売りたい」とかです。

 

それが決まったらあとはその伝えたいことに沿って「追伸」を書くだけです。

 

例えば「相手と近づきたい」だったら、感謝や喜びを柔らかい表現で入れていきましょう。お世話になっていたら「あなたのおかげで○○ができました!」とか。どこかお店を紹介されていたら「あんな良いお店は初めてです!」とか。感情が盛り込みづらいビジネスメールでは特に効果的です。

 

他に「相談したい」だと「折り入ってご相談したいことがあります」だけでも充分相手に意識させれますが、もっと書くなら「あなただけにしか相談できません」といった内容も足すと良いでしょう。「あなただけに」という言葉は情報の数を限定している言葉です。これに人間はとても惹かれてしまいます。どんどん使っていってください。

 

「商品を売りたい」の時も「あなただけに」という言葉は使えます。「○○が好きだと仰っていたので、あなただけに特別な商品をご用意しました! 是非お立ち寄りください!」とかですね。

 

このようにまず「追伸」を「本当に書きたい内容、相手にしてほしいこと」に沿って書きます。

 

「本文」の狙いは情報の伝達。具体的な用件、情報を書く。

 

本文にはメールで送りたい情報を書きましょう。ここは皆さん特に意識することなく書けると思います。

 

ただし一つ注意するのは最初の3行です! ここに必要な情報を網羅してください。この3行と追伸さえ見れば、全てが伝わるようにできれば理想的です。何故なら長いメールは嫌がられるからです。

 

そしてその最初の3行に込めるのは「ポジティブな書き出し」で始める挨拶文と、具体的な用件の2点です。後者の具体的な要件は皆さん書けると思うので、「ポジティブな書き出し」について説明します。

 

「ポジティブな書き出し」というのは会話で言う所の第一印象です。「お世話になっております」よりも「おはようございます!」の方が勢いがありますよね。

人間は与えられた第一印象に縛られます。「おはようございます! か。勢いあるなこのメール」と思ってくれたらこっちのもの。

「お世話になっております」なんかよりも断然印象づけることができるし、第一印象で相手に関心を持ってもらえたら、その後のメールや対応もちょっといいものに感じてしまいます。

これが「ポジティブな書き出し」の効果です。

 

「件名、タイトル」の役割は「本文」を読ませること。注意を引きつけよう。

 

今まで「先日はありがとうございました」「お世話になっております」なんてタイトルを使っていたら、即刻やめてください。

 

あなたのメールボックスを見てみて、こんなタイトルのメールなんて腐るほどあるでしょう? 少しも読んでみようなんて気になりません。

 

「件名、タイトル」の狙いは「本文」を読ませることです。最低でも「○○(自分の名前)です。先日はありがとうございました」「お世話になっております。○○(自分の名前)です」など誰から来たか分かる工夫が必要です。

 

他には、メールの受けてとの間に共通の体験があったら「あの時のこと忘れられません!」とか「○○さんの××、すごいです!」などお互いにしか分からない言葉を使うのも効果的です。「ありがとうございました」とか「お世話になっております」は本文に入れたら大丈夫です。

 

もし不特定多数に送る場合は、ちょっと怪しいぐらい強い言葉を使うといいでしょう。「まだ○○やってないんですか?」「最後のチャンスです」「○○をしてない人は××になってます」とか。怪しいなぁって思うような言葉ですが、強く人の目を引き付けられるから今だに使われているんです。

 

とにかく「本文」を読ませる。メールを開かせる。そのために「件名、タイトル」を考えましょう!

 

メールは下から書こう! テクニックを使うのは罪じゃない!

 

つまりメールの書き方は

「追伸」(感情の交流。一番伝えたいこと)

 ↓

「本文」(情報の伝達。用件を書く)

 ↓

「件名、タイトル」(本文を読ませる。注意を引きつける)

 

という順番です。間違っても「件名、タイトル」→「本文」→「追伸」ではありません! 下から、下からです!

 

最初に書いたようにどうっでもいい相手だったらメールは適当で構いません。

でもそんな相手ばっかりじゃないと思います。いい印象を与えたい、好かれたい、また遊びたい。そんな相手にはやっぱり伝えたいことが伝わるようにメールを書きたいのが人間です。

 

テクニックを使うと本当の感情が伝わらないとか、真心はそんなもんじゃないって言いたい人もいるかもしれません。

 

でもハッキリ言って人間関係でテクニック使ってない人なんていない!! でもそのテクニックを使うのは、相手を騙してやろうとか欺いてやろうとかじゃなくて、ただ相手にいい気分になってほしい、幸せになってほしいっていう心からだと思います。

 

はっきり断言しますが、人間関係やメールでテクニックを使うことこそ真心です! その人のほうが相手を思いやっていると私は思います。

 

皆さん、ガンガンテクニックで書いていってください。もしもこの記事が、メールに苦手意識をもってる方々の支えになったら幸いです。

 

読んでいただきありがとうございました! またよろしくおねがいします!

 


人を操る禁断の文章術